“Extern vergaderen” het is een term en begrip dat in het werkveld steeds vaker wordt gebruikt. In der loop der jaren heeft extern vergaderen bewezen en aangetoond veel effectiever te zijn dan intern vergaderen maar hoe komt dat nu eigenlijk? In dit blog 5 voordelen van het vergaderen buiten de deur.

1. Een nieuwe omgeving kan inspirerend werken

Ooit gehoord van een comfortzone? Wij mensen vinden het heerlijk om in onze comfortzone te zitten. In deze comfortzone voelen we ons veilig en vertrouw maar het kan er ook voor zorgen dat we in een visuele cirkel blijven hangen of zelfs in een sleur. Dit kan ook gebeuren op kantoor. Door een lange periode in een en hetzelfde gebouw, team, sfeer, etc. te blijven hangen dat dit veel invloed hebben op het functioneren. Mocht er een keer een vergadering plaatsvinden dan wordt de sfeer en het gevoel eigenlijk meteen al meegenomen naar die vergadering waardoor misschien niet meer iedereen even objectief naar de dingen kijk. Breng de vergadering is naar een totaal nieuwe omgeving. Iedereen is uit zijn comfortzone, is nieuwsgierig, misschien een tikkeltje zenuwachtig en bruist vol nieuwe energie. En als je ook niet eens een inspirerende omgeving kiest, kan dat alleen maar positief op elkaar inwerken.

2. Niet storen a.u.b.

Bij een externe vergadering wordt je even niet gestoord door mailtjes, telefoontjes, collega’s die niet bij de vergadering aanwezig zijn en misschien toch, voor hun gevoel, iets dringends moeten vragen. Op een andere locatie gaat het storen veel lastiger. Je bent voor je gevoel even in een compleet andere wereld en past je daar ook op aan.

3. Gevoel van prioriteit

Als de baas een externe vergadering ergens organiseert met misschien wel externe partijen dan brengt dat een gevoel van urgentie teweeg. Iedereen is weer even aangescherpt en benieuwd naar de huidige ontwikkelingen. Die kan hele positieve gevolgen hebben op de kwaliteit van geleverd werk!

4. Ervaring en faciliteit

Een vergadering verplaatsen naar een externe vergaderlocatie creëert ook een bepaald gevoel van luxe en waarde. Externe locaties verzorgen dit soort vergadering regelmatig en weten dan ook precies waar de klant zich goed bij voelt. Fijne stoelen, een mooie rustige omgeving, visuele middelen, eten en drinken, etc. Alles is tot in de puntjes geregeld en de werknemers hebben meteen het gevoel dat er aan ze gedacht wordt en dat ze worden gewaardeerd.

5. Altijd een vergaderlocatie in de buurt

In Nederland worden op verschillende grote plaatsen externe vergaderlocaties aangeboden. Hierdoor is er eigenlijk altijd wel een geschikte vergaderlocatie bij jou in de buurt. Werknemers hoeven hierdoor niet ver te reizen en ook voor andere externe partijen die misschien deelnemen aan de vergadering kan dit een groot voordeel zijn. Mochten alle partijen in hele verschillende delen van het land wonen dan is een vergaderlocatie in het midden ook een prima oplossing. Zo blijven alle partijen meer dan tevreden.

Benieuwd of er een vergaderlocatie bij jou in de buurt zit? Neem dan snel een kijkje!